Polityka Prywatności

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Inteligentne Sieci Energetyczne z siedzibą w Polsce (dalej: „Spółka”, „my”), działającą w sektorze energetycznym na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.

Polityka została przygotowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest: Inteligentne Sieci Energetyczne (dalej: „Administrator” lub „Inteligentne Sieci Energetyczne”).

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się za pośrednictwem adresu korespondencyjnego Spółki lub poczty elektronicznej wskazanej w materiałach informacyjnych oraz na stronie internetowej Spółki.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od relacji z nami (np. klient, kontrahent, użytkownik strony internetowej, kandydat do pracy, osoba kontaktowa po stronie dostawcy/partnera) możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

1) Dane identyfikacyjne:

• imię i nazwisko,
• numer PESEL lub inny numer identyfikacyjny (jeżeli jest to niezbędne i dopuszczalne prawem),
• seria i numer dokumentu tożsamości (w wyjątkowych przypadkach przewidzianych prawem),
• nazwa firmy, NIP, REGON, KRS (w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą lub reprezentantów podmiotów).

2) Dane kontaktowe:

• adres zamieszkania lub siedziby,
• adres korespondencyjny,
• numer telefonu,
• adres e‑mail.

3) Dane związane z korzystaniem z usług energetycznych:

• numer punktu poboru energii (PPE) lub inne identyfikatory techniczne,
• informacje o zużyciu energii elektrycznej lub innych mediów obsługiwanych przez Spółkę,
• informacje o zastosowanych urządzeniach pomiarowych (np. liczniki, inteligentne liczniki, systemy zdalnego odczytu),
• parametry techniczne przyłącza, mocy, profilu zużycia.

4) Dane związane z realizacją umowy i rozliczeniami:

• dane dotyczące umów (numery, daty, warunki),
• dane dotyczące płatności (np. numer rachunku bankowego, informacje o płatnościach, należnościach i zaległościach),
• historia rozliczeń i reklamacji.

5) Dane związane z korzystaniem ze strony internetowej i systemów teleinformatycznych:

• dane zbierane za pomocą plików cookies i podobnych technologii (np. adres IP, rodzaj przeglądarki, czas wizyty, aktywność na stronie),
• dane związane z kontem użytkownika w naszych systemach (login, identyfikator użytkownika, ustawienia konta).

6) Dane rekrutacyjne:

• dane zawarte w dokumentach aplikacyjnych (CV, list motywacyjny itp.),
• informacje o kwalifikacjach, doświadczeniu zawodowym, wykształceniu.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, realizacji usługi lub obsługi zapytania. Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić świadczenie usług lub zawarcie umowy.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji poniższych celów i na podstawie właściwych przepisów prawa, w szczególności art. 6 oraz – w razie potrzeby – art. 9 RODO.

4.1. Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Przetwarzamy dane w celu:

• zawarcia, wykonywania lub rozwiązania umów dotyczących dostarczania energii, usług powiązanych i innych usług świadczonych przez Inteligentne Sieci Energetyczne,
• prowadzenia obsługi klienta, w tym kontaktu w sprawach związanych z umową (np. zgłoszenia, reklamacje, aktualizacje danych),
• zapewnienia prawidłowego działania infrastruktury energetycznej i systemów pomiarowych.

4.2. Wypełnianie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

Dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji obowiązków nałożonych na nas przez przepisy prawa, w szczególności:

• przepisy prawa energetycznego oraz aktów wykonawczych,
• przepisy podatkowe i rachunkowe (wystawianie i przechowywanie faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych),
• przepisy dotyczące bezpieczeństwa sieci i urządzeń energetycznych,
• przepisy dotyczące ochrony konsumentów i reklamacji.

4.3. Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

Przetwarzamy dane w zakresie niezbędnym do:

• zapewnienia bezpieczeństwa sieci elektroenergetycznej, systemów teleinformatycznych oraz danych (np. monitoring bezpieczeństwa, przeciwdziałanie nadużyciom i cyberatakom),
• dochodzenia lub obrony przed roszczeniami (m.in. dochodzenie należności, prowadzenie postępowań sądowych i administracyjnych),
• prowadzenia wewnętrznych analiz, statystyk oraz raportowania biznesowego,
• ulepszania świadczonych usług, infrastruktury energetycznej i obsługi klienta,
• kontaktu biznesowego z przedstawicielami i pracownikami klientów oraz kontrahentów,
• prowadzenia działań marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług (w granicach dopuszczonych prawem, z poszanowaniem przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej).

4.4. Przetwarzanie na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

W określonych przypadkach możemy poprosić o wyrażenie zgody, w szczególności na:

• przesyłanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną lub telefoniczną,
• udział w badaniach satysfakcji klienta lub innych dobrowolnych projektach,
• przetwarzanie danych wykraczających poza zakres niezbędny do zawarcia i wykonania umowy lub realizacji obowiązków prawnych.

Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4.5. Rekrutacja (art. 6 ust. 1 lit. b i lit. a RODO)

W procesach rekrutacyjnych przetwarzamy dane kandydatów:

• w zakresie wskazanym w Kodeksie pracy oraz innych przepisach – na podstawie przepisów prawa i w celu zawarcia umowy o pracę lub współpracę,
• w zakresie szerszym oraz dla potrzeb przyszłych rekrutacji – na podstawie udzielonej zgody.

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym i na podstawie odpowiednich umów lub przepisów prawa:

1) Podmioty współpracujące przy realizacji usług energetycznych:

• operatorzy systemów dystrybucyjnych i przesyłowych,
• inni przedsiębiorcy energetyczni, uczestnicy rynku energii,
• podmioty realizujące odczyty liczników, serwis urządzeń, prace eksploatacyjne.

2) Dostawcy usług dla Inteligentne Sieci Energetyczne:

• firmy świadczące usługi informatyczne, hostingowe, serwis systemów i urządzeń IT,
• dostawcy usług księgowych, prawnych, doradczych, windykacyjnych,
• firmy kurierskie i pocztowe.

3) Organy i instytucje publiczne:

• organy administracji rządowej i samorządowej,
• sądy, organy ścigania i inne uprawnione instytucje – wyłącznie w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy.

4) Inni odbiorcy:

• partnerzy biznesowi, jeżeli jest to niezbędne do realizacji umowy lub usług,
• podmioty powiązane kapitałowo lub organizacyjnie z Administratorem – w prawnie uzasadnionych celach wewnętrznych (np. raportowanie, audyt).

W każdym przypadku zapewniamy, aby odbiorcy danych przetwarzali je zgodnie z przepisami prawa oraz stosowali odpowiednie środki bezpieczeństwa.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Zasadniczo nie przekazujemy danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w przyszłości zaistnieje konieczność takiego przekazania (np. w związku z korzystaniem z określonych usług informatycznych), będzie się ono odbywać wyłącznie na zasadach określonych w RODO, w szczególności na podstawie:

• decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony wydanej przez Komisję Europejską, lub
• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, lub
• innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO.

W takich przypadkach poinformujemy osoby, których dane dotyczą, o przekazaniu danych poza EOG, jeżeli będzie to wymagane przepisami prawa.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

1) W związku z zawarciem i wykonywaniem umowy:

• przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez czas wynikający z przepisów prawa (m.in. okres przedawnienia roszczeń, obowiązków podatkowych i rachunkowych),
• co do zasady nie krócej niż 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono współpracę, o ile przepisy prawa nie przewidują dłuższych okresów.

2) Dla celów marketingowych:

• do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych lub wycofania zgody – w przypadku przetwarzania opartego na zgodzie.

3) W celu spełnienia obowiązków prawnych:

• przez okres wymagany odpowiednimi przepisami prawa (np. przepisy podatkowe, rachunkowe, energetyczne).

4) Dane rekrutacyjne:

• przez czas trwania konkretnego procesu rekrutacyjnego,
• w przypadku zgody na udział w przyszłych rekrutacjach – do czasu jej wycofania, jednak nie dłużej niż przez okres wskazany w klauzuli informacyjnej przekazanej kandydatowi.

Po upływie powyższych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji, o ile dalsze ich przechowywanie nie będzie uzasadnione inną podstawą prawną.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

1) Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane, a jeżeli tak, to także dostępu do nich oraz uzyskania kopii danych.

2) Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, jeżeli są nieprawidłowe lub niekompletne.

3) Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych w RODO, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których były zebrane lub gdy osoba cofnęła zgodę.

4) Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach (np. zakwestionowanie prawidłowości danych lub sprzeciw wobec przetwarzania).

5) Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przeniesienia ich do innego administratora, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.

6) Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO) – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego.

7) Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody).

Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w sekcji 2 niniejszej Polityki.

Ponadto osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), jeżeli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

9. Bezpieczeństwo danych

Inteligentne Sieci Energetyczne stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed:

• przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą,
• nieuprawnionym ujawnieniem,
• nieautoryzowanym dostępem i innymi formami niezgodnego z prawem przetwarzania.

W szczególności stosujemy:

• środki kontroli dostępu do systemów oraz danych,
• szyfrowanie i pseudonimizację tam, gdzie jest to uzasadnione,
• mechanizmy zabezpieczające systemy teleinformatyczne (np. zapory sieciowe, systemy wykrywania włamań),
• regularne kopie zapasowe,
• szkolenia personelu w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Nasza strona internetowa oraz systemy online mogą wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania serwisu i jego funkcjonalności (cookies niezbędne),
• analizy ruchu i sposobu korzystania z serwisu (cookies analityczne),
• dopasowania treści i ewentualnych komunikatów marketingowych do preferencji użytkownika (cookies funkcjonalne i marketingowe).

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące cookies w używanej przeglądarce internetowej lub z poziomu narzędzi udostępnionych na stronie (jeżeli takie występują). Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

Szczegółowe informacje dotyczące wykorzystywanych plików cookies mogą zostać przedstawione w odrębnej polityce cookies dostępnej na stronie internetowej.

11. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Co do zasady nie podejmujemy decyzji wywołujących wobec osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie.

W przypadku wprowadzenia takich rozwiązań (np. zautomatyzowana analiza profilu zużycia energii za pomocą inteligentnych liczników) zapewnimy wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń, w tym prawa do uzyskania interwencji człowieka, wyrażenia własnego stanowiska oraz zakwestionowania decyzji, zgodnie z art. 22 RODO, a także poinformujemy o tym osoby, których dane dotyczą.

12. Zmiany Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmian w działalności Inteligentne Sieci Energetyczne lub zmian w sposobie przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna w siedzibie Spółki oraz – jeżeli dotyczy – na naszej stronie internetowej. Zalecamy regularne zapoznawanie się z treścią Polityki w celu uzyskania aktualnych informacji dotyczących ochrony danych osobowych.

13. Dane kontaktowe

Wszelkie pytania, wnioski lub żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych oraz z realizacją praw opisanych w niniejszej Polityce można kierować do Inteligentne Sieci Energetyczne za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w materiałach informacyjnych oraz na stronie internetowej Spółki, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”.